很久以前就聽有人說過，如果有某個工序是在一個月內重覆超過5次，就已經值得考慮將它「自動化」。的確，沒有太多需要用腦的工序，不值得耗費人的時間去執行，除非這個工序需要精湛工藝，或者是因為原材料(source data)無法standardize，才需要人的介入實時判斷。如果現有工作都已經是跟著manual 做，就更加應該完全實現自動化。
系統上的「自動化」基本上可以分兩種，一種是event-driven 的，另一種是scheduled job。Event-driven 意指系統detect 到某種狀況的出現而發起的「自動執行」，例如收到客戶下單，系統背後進行一連串的操作，而scheduled job 則是定點時間進行。如果進行的是一連串的automated job，我們則用batch automation 形容。
要將人手執行的工序「自動化」， 首先是把routine執行的所有動作紀錄。這個跟早前另一篇章的「流程化」也頗為相似，不同的地方是「流程化」更著重的是整體流程，尤其是牽涉不同組織的操作，而這裏「自動化」則聚焦於個別工序。
初步紀錄後，通常會發現到工序大致上是按照一既定程序，若干中間步驟則會出現不同情況需要作出判斷。這裏可以把不同情況列出，寫得出的都盡量寫。寫需求的時候，我們也跟以上一樣，要先判斷是event-driven 還是scheduled automation，這會是程序的第一步。
完成以上幾步，基本上已經可以開始設計方案，實現automation。如果懂得programming的話，可以直接把步驟轉化成code level，未掌握好的話也可以先嘗試用logical statement 寫，再交由IT人員落實。
以下是一些common 的logical statement：
1. 「If-then-else」，主要用於邏輯判斷，可理解為如果發生某種情況，則做一些動作，否則則做另一些動作。如果並列有大量不同情況，則可用「case-if 」並用rule table表示執行上的不同。又如果邏輯之間有dependency，稍為進階的則可用把不同case 整合為「nested-if」。
2. 「Loop」，主要用於重覆執行一些步驟，當中又可以分為確切執行一定數量，或是持續執行直至達成某個條件。
3. 「When」，主要用來描術自動程序的啟動點，例如是某種情況發生，或者到了某個時間。
按現時Automation的成熟程度，要實現全自動化主要仍有兩大難點，一是數據不是formatted data，另一個就是工序牽涉多個系統。
原則上，如果用來作邏輯判斷的數據已經是formatted data，coding 會相對簡單得多，因為可以直接取用數據，如果不是的，就要考慮機構內的基建是否足夠方便轉化成formatted data，例如OCR，不能的話也只能繼續使用人手錄入數據。（但筆者的建議是源頭減廢，即在數據進入系統那刻開始就收集formatted data，詳情可看「無紙化」編）。至於牽涉多個系統的情況，則可以考慮用流程系統連接各個系統，但開發時間會較長，較新的方法是用RPA的工具協助。
今時今日，學懂一種programming language，就跟學懂一種國際語言般重要，而隨著世界大趨勢發展，可以想像未來懂基礎programming 基本上是必要的技能。對初學者而言，macro 算是比較易上手的language，而且excel 就已經有build-in 作coding 的平台，作為試驗學習性質就極之方便。如想要學習syntax，上Google也基本上用"How to xxxx"就可隨時找到，希望更多的人也可作出嘗試。
有一點在寫需求時切勿忘記，就是Automation 中可能出現的Exceptional Handling，簡單來說就是要為automate job 出現error 時的通報及恢復處理機制。千萬別以為系統自動化後就與人無關，Automation的作用是把重覆性的工序交由系統處理，但並不代表以後沒有人再需要為工序負責。在開發時候，可以建立一些手動重啟的切入點，也可以嘗試把簡單的重啟都設定為自動化。
另外是從項目管理的角度，切勿妄想可以一次過把所有工序都全自動化。「自動化」需要有計劃，大規模的「自動化」需要整體規劃然後分階段落實，另一方法則是由小做起，逐步將現有手工操作「自動化」。每一次的改變過程中都要仔細考慮所帶來的影響及風險，以及與整體操作的銜接。分階段落實可以每次聚焦個別板塊，由團隊成員評估方案，減低big-band 帶來的風險。
需求分析入門 - 相關篇章
《電子表格》
《流程設計》
初步紀錄後，通常會發現到工序大致上是按照一既定程序，若干中間步驟則會出現不同情況需要作出判斷。這裏可以把不同情況列出，寫得出的都盡量寫。寫需求的時候，我們也跟以上一樣，要先判斷是event-driven 還是scheduled automation，這會是程序的第一步。
完成以上幾步，基本上已經可以開始設計方案，實現automation。如果懂得programming的話，可以直接把步驟轉化成code level，未掌握好的話也可以先嘗試用logical statement 寫，再交由IT人員落實。
以下是一些common 的logical statement：
1. 「If-then-else」，主要用於邏輯判斷，可理解為如果發生某種情況，則做一些動作，否則則做另一些動作。如果並列有大量不同情況，則可用「case-if 」並用rule table表示執行上的不同。又如果邏輯之間有dependency，稍為進階的則可用把不同case 整合為「nested-if」。
2. 「Loop」，主要用於重覆執行一些步驟，當中又可以分為確切執行一定數量，或是持續執行直至達成某個條件。
3. 「When」，主要用來描術自動程序的啟動點，例如是某種情況發生，或者到了某個時間。
按現時Automation的成熟程度，要實現全自動化主要仍有兩大難點，一是數據不是formatted data，另一個就是工序牽涉多個系統。
原則上，如果用來作邏輯判斷的數據已經是formatted data，coding 會相對簡單得多，因為可以直接取用數據，如果不是的，就要考慮機構內的基建是否足夠方便轉化成formatted data，例如OCR，不能的話也只能繼續使用人手錄入數據。（但筆者的建議是源頭減廢，即在數據進入系統那刻開始就收集formatted data，詳情可看「無紙化」編）。至於牽涉多個系統的情況，則可以考慮用流程系統連接各個系統，但開發時間會較長，較新的方法是用RPA的工具協助。
今時今日，學懂一種programming language，就跟學懂一種國際語言般重要，而隨著世界大趨勢發展，可以想像未來懂基礎programming 基本上是必要的技能。對初學者而言，macro 算是比較易上手的language，而且excel 就已經有build-in 作coding 的平台，作為試驗學習性質就極之方便。如想要學習syntax，上Google也基本上用"How to xxxx"就可隨時找到，希望更多的人也可作出嘗試。
有一點在寫需求時切勿忘記，就是Automation 中可能出現的Exceptional Handling，簡單來說就是要為automate job 出現error 時的通報及恢復處理機制。千萬別以為系統自動化後就與人無關，Automation的作用是把重覆性的工序交由系統處理，但並不代表以後沒有人再需要為工序負責。在開發時候，可以建立一些手動重啟的切入點，也可以嘗試把簡單的重啟都設定為自動化。
另外是從項目管理的角度，切勿妄想可以一次過把所有工序都全自動化。「自動化」需要有計劃，大規模的「自動化」需要整體規劃然後分階段落實，另一方法則是由小做起，逐步將現有手工操作「自動化」。每一次的改變過程中都要仔細考慮所帶來的影響及風險，以及與整體操作的銜接。分階段落實可以每次聚焦個別板塊，由團隊成員評估方案，減低big-band 帶來的風險。
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