項目管理 - 「踩單車」論

延續上周的篇章，不過在進一步寫溝通管理之前，先寫一個筆者在過去一年項目管理的實踐中領略的另一個理論。

在營運IT項目中，一般我們會將項目組的主要成員分為用戶團隊及IT人員，用戶團隊主要負責細化定義需求，IT人員則提供方案並且進行開發實施，再由用戶負責驗收，發現問題則由IT人員修復，重覆這個過程直至最終完成製成品上線。

在一個良性發展的項目組中，雙方在各個環節上其實互相依賴，除了在各自承擔的任務上盡力之外，在另一方進行之時亦協助對方，這樣的項目通常能夠快速推進。筆者想像以「踩單車」來形容這個過程，用戶團隊及IT人員就好像踩單車的左右腳，雖然各自努力，但一人一步單車就會向前進，交互愈頻密則前進速度愈快，這個理論即使對非IT的項目也適用。

特別要用「踩單車」來形容做項目的原因，是因為踩單車過程需要雙腳都出力，才能推動單車，不是說缺少任何一方一定不行，只是說另一方會費更大的力才達到效果，對整體機構來說不合符效益。

事實上，筆者過去見過不少項目中出現用戶和IT團隊不和的情況，項目中浪費大量時間互相指責。在一些極端情況，項目中用戶團隊甚至乎放棄找IT團隊參與，直接與外部廠商談需求，指望這樣項目可以運作更快。這樣的情況特別容易發生在一些新科技項目上，IT部門本身沒有特定團隊負責，用戶一心打算能獨力推進項目，或者找些consultant 幫助就可。

在過去經驗中，用戶與IT團隊各自行事，一般也沒有好結果，最常發生的情況是項目初期評估不足，例如沒有就硬件、網絡及系統安全等需求作出考慮，導致項目在初期好像是快速推進，但在中後期問題卻陸續湧現，例如新系統難於與現有系統對接，或者出現system performance 問題，投產後的系統維護亦遇到重重困難。

另一種極端情況則是只考慮想替換老舊系統，例如廠商不再提供維護的系統，但用戶則不太投入參與。這樣由IT獨力做出來的製成品也不會真正符合用戶所需，系統是換了，但感覺換之後比之前的更不好用，最好的情況是跟之前的做得很接近，但卻沒有借換代的機會提升效能。最重要問題是這樣的項目，連拿個UAT signoff 也難，這會讓IT人員對工作失去熱誠也沒有成就感。

在進行項目中，筆者一直強調的是用戶和IT團隊同心合力，align 大家的priority，包括項目目標、範圍、實施方案，以至大家投入的資源及timeline，這樣的項目做起來會更為順暢，像「踩單車」般共同努力推進項目。而在項目過程中，亦需要持續檢視左右腳的施力及效能，以確保能及早發現出問題的地方作出修正。在一些更大型的項目中，實則上項目並不是只有一架單車運作，而是多架單車並行推動項目（類似情況請參閱「跑馬仔」篇章），這種情況下項目經理更需要同時兼顧看著多架單車的情況。

另一方面，筆者一直創造的是用戶及IT成員互相信任，可放心直接對話的氛圍，讓左右腳可互相配合。這是提升項目中溝通效率的重要方法，下周的篇章會進一步寫。