需求分析入門 - 系統化流程

前一篇Blog 提到「流程化」，本篇為實戰教學，簡單介紹使用系統進行流程化管理的需求分析技巧，讀者需要對IT系統有最基本程度的認識，有需要的話建議可與修讀IT的朋友進一步討論。

使用系統進行流程化，一般需要有一些重覆性的流程程序，意即有不同的工作，當中存在既定的關連性及邏輯關係。透過系統整合，可以standardize整套流程，避免做錯、做漏。下面以一個申請入會的流程作為例子，牽涉的節點包括：
填寫資料 -》提交申請 -》內部審批 -》通過申請並保存紀錄資料

第一步 繪畫流程草圖（可以用BI Tool，更簡單則用白紙畫）

• 按現有已知的流程，嘗試繪畫出流程的初稿
• 繪畫時宜先針對Normal Positive Case，即正常情況下完成的流程，作為流程基礎
• 在基礎上加入特殊情況，對出現Branch的情況，配上condition
• 一般做法正常流程節點使用長方形標示，出現 condition 則使用菱形標示
• 盡量把所有想得到會出現的各種情況加入流程
• 太複雜的地方可先留白，後續再補上（記著80-20 rule）

第二步 整理流程節點清單 （建議用Excel 整理）

• 按第一步繪畫的流程，以文字列出整個流程的所有步驟
• 同樣地，先列出Positive Case所牽涉的步驟，即正常情況下完成的流程
• 再加入特殊情況的流程節點
• 為所有節點配上編號，編號盡量是由小到大排
• 流程太長的話，編號可使用點數分隔 (e.g. 2.1, 2.2)，以便將幾個關連節點整合
• 流程節點旁邊加入Action Owner，可以為內部人員或客戶
• 每個節點標上所使用的系統
• 加入Dependency資料，即開始進行本項節點前，必先完成的上一個部驟的編號
• 一般來說，較大的編號通常depends on 較小的編號

在經過第二步後，項目團隊應已更深入地想到流程上各種可出現的情況

而對於在第一步留白的地方，在第二步內一般能以文字詳細列出現有做法

有了第一步和第二步基礎，正式可以整合出仔細的流程圖

以下做法是筆者在一次項目中跟日本人所學，再進行了一些優化

第三步 整合仔細流程圖 (可用專門畫流程的軟件如Visio，但筆者也只是用Excel)

• 將整體流理以橫向平坦形式顯示 (X-Axis)
• 流程所牽涉系統以直向形式分類 (Y-Axis)
• 將流程節點放在對應系統的列上
• 正常流程節點使用長方形標示，邏輯判斷則用菱形
• 以不同顏色分辨角色 (i.e. Action Party)，例如客戶，內部用戶及系統操作
• 配上Step No. （最好跟第二步的編號一致）
• 為每個牽涉人為操作的節點配上狀態名稱
• 補上 Start 及 End 後，理論上所有箭咀都一定要有頭有尾

下面為一流程製成示圖

當然以上這個例子是極為簡單的一個流程圖，僅作參考展示用途，實際上一個入會申請流程應牽涉更多步驟及系統。

以下為一些較common 要注意的地方

• 在第三步的流程圖，盡量要做到流程從左向右及從上到下發展，不要回帶
• 較多使用到的系統應盡量置頂
• 如果系統做判斷的邏輯較為繁複，可考慮在附頁詳細列出criteria，以保持流程圖整潔
• 畫箭咀時必須與圖形相連，確保移動步驟時可連帶箭咀一齊移動

做系統流程化項目是需要多做多學的，在做這類型項目的同時也會不斷學習，所以如果機構內有專門負責流程的部門，應可整合出更好的經驗，事半功倍。

關於電子表格的需求分析技巧，可參與這篇Blog

最後要特別點出的是，Workflow Diagram 跟State Diagram 並非一樣，也並不可共用，下次可開另一個Post 寫State Diagram 的用法。