轉用電子表格的前提，通常是已有existing紙張表格作為基礎，這類型項目好處除包括減省紙張使用和人手輸入電腦，亦可在raw data 輸入時更好的控制data quality，即避免填錯、填漏情況，需求分析可採取下面步驟進行，下面假設是用web page形式做的電子表格。
第一步 整理欄位清單 （最好是用Excel整理）
- 先從現有紙張表格抽取所有需要填寫的欄位字段 (Field List)
- 定義每個欄位的Field Format (如TEXT, Numeric)
- 為欄位訂立字數上限, 例如：
- TEXT方面比較通用的如"X(10)"代表最長十個character
- Numeric 方面通用的如"(10,2)" 代表10個個位數digit，2 個小數位
- 如果欄位是選項(例如：先生/女士)，則列出可以選擇的全部value
- 欄位是否必填?
- 某些欄位如果是基於另一欄位判定其是否必填，可用remarks 補充
- 有些欄位的可選範圍與另一欄位有關，亦可用remarks 補充
- 用地址欄位作例子：即先選HK/KLN/NT, 再選的district就不是所有區
- 最後為所有欄位配上編號，以作記認及cross-reference
第二步 選擇顯示模式
- 不同的Field Format, 在顯示時可以選用不同模式，提升用戶體驗
- 筆者註：這是電子表格更為優勝的地方
- Free Text Input 通常是一行的Text Field, 按字數上限調教長度
- 較長的Free Text Input 可以選用Multi-line Text Box
- 選項欄按選擇的數目多少而定，少的傾向用Radio button，多的時候則用dropdown list
- Dropdown list 盡可能按英文字母或筆劃排，亦可選業務常用的先置頂
- 如果欄位容許選多於一項 (例：您從什麼途徑知道這個網站），則用Tick Box
- 如果是一組欄位（例如聯絡人資料包括姓名，電話，電郵），而又容許輸入多組數據（多個聯絡人），則可使用＋，讓用戶有需要時增加一整組欄位填寫
- 這樣做就不用好像紙張表格般預留多組空白欄位，不過記緊設上限
第三步 Field Validation
- 在各個欄位加入validation rules
- 基礎通用的validation包括Field Format validation, 字數上限檢查，mandatory field 檢查
- 特殊的檢測如身份證號碼，電話號碼字頭，電郵地址
第四步 配上Error Message
- 用戶提交表格時如系統檢測到錯誤，當然要能夠即時反饋報錯，讓用戶更正
- 筆者註：紙張表格就要重新填寫了..
- Error Message 最好是放在欄位旁邊提示
以下為一些比較common 要注意的情況
- 機構如有一定規模，通常已有既定系統儲存數據，Data Field Format 及字數上限最好都參考一下系統數據庫現有配置，不要憑空估計（例：不要設1000字上限的地址）
- Error Message 要就Field Validation rules 設計，要簡單易明，切忌放入組織內的專用名詞，要讓一般用戶亦能夠明白錯誤原因
- 如果要填寫的資料很多，可考慮分section甚至分頁，唯分頁需要對已填寫的資料作暫存，技術要求高一點，亦要考慮收集個人資料的問題（筆者按：理論上客戶未提交申請之前，資料不應被收集儲存），因此如果對象並非現有客戶，同一頁分section 較可取
- 避免用戶不小心按錯而離開頁面，加入一些離開頁面的提示訊息
另外，現有紙張表格可能出現多處要求填入重覆資料的情況，這可能是因為多年沒有整合表格而造成，當中申請按揭應該是我看過最差的例子，很多頁的表格，不停重覆要填寫姓名及其它個人資料，轉用電子表格的時候，可一併考慮將這些欄位合併，由系統邏輯把資料分配到需要的流程上，就不需用戶重覆輸入了。
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