項目管理 - 「航海論」

以前曾經與一些前輩討論關於對項目的看法，有前輩說做項目就如「戰爭」一樣，項目成敗就靠平時團隊是否訓練有素，合作無間。又有前輩說做項目就如「踢波」，每個人都有不同崗位，有人擔當前鋒有人則做後防，筆者個人則喜愛用「航海」來比喻做項目。

做項目跟架船出海航行有很多相似的地方，稍為列舉如下：

第一、項目跟航海都有既定目的

每一個項目都有成立的目的，就好像開一艘船，把船上的人和貨，由現在地帶到目的地

第二、項目有範圍，受限於時間及資源，就像船有載貨量上限
項目要有合理的資源才可以完成，就像船也受限於載貨量
資源不合理的話，有機會用時間搭救，但也不要排除搭沉船的可能

第三、項目有團隊，就像船員一樣

大家上得這艘船，都期望用自己的知識和經驗，協助架駛這艘船到目的地
而船員也有不同的崗位，項目團隊也一樣

第四、項目途中總會遇到難題，就像航海會遇到風浪一樣

預到困難的時候，大家就想辦法去拆解，這可能會影響船期，但通常也是能處理的
不過未到目的地之前，您永遠不知道這次是不是上了鐵達尼號

第五、項目有大有小，就像世上有遠洋渡輪和天星小輪

不同的航線，由不同的人駕駛，也協助不同的人到達他們的目的地
您不會搭天星小輪橫渡大西洋，就像您的團隊要有一定能力才可做一些大項目

有幾個地方是航海時要注意的，可避免出海後處於一直航行的狀態，做項目也適用。

舉例說，在項目的過程中，我們經常碰到有人會突然走進來，說這個項目要處理某個問題，問題可能是項目衍生的，可能是項目讓問題加劇，也有可能是有人碰巧想起的現有問題。以「航海」來比喻這個情況的話，這就像在航行中的船上，突然有乘客說船要到目的地，必須要經過某個中途站一般，而這將令船程加長。

作為一個項目經理，您也像船長一般，在海上會遇到這種情況，而您需要在面對時作出判斷選擇，這裏有幾點是作為船長的考慮。

首先是乘客的話的真確性，海上會有很多機會遇到漂流已久的乘客，總盼望著有天有艘船經過接載他到他的目的地，只不過他不想自己做船開船。這就像機構裏有些現存問題，有人知道這些問題一直存在，只不過總不想去解決，就待有人經過去處理一樣，而漂流乘客的量可能跟機構的現存問題一樣多。

這裏會有幾個可能的情況，最好的情況是乘客的話是真的，船程的確長了，但他的出現協助船避過一些災難，也有可能乘客的話半真半假，但對於船程來說整體影響不大，船長不妨就當做件好事，協助他去目的地，就像協助處理了一件現有問題。當然也有最壞的情況是乘客刻意隱暪了一些事實，船長錯信的話，讓船在海中繞了一大圈。

不過無論是以上任何一個情況，有一點是項目經理要時刻謹記的，就是在未清楚確實狀況之前，您要嚴格避免讓乘客進駕駛艙，以確保船隻不會隨便改變航向。而當最後確認船是真的要轉向，亦要確保所有船員知道這個選擇，以及背後的原因，這點跟項目裏出現Change Request 的處理和道理是一樣的。

而如果您發現這個轉向是不必要的，對船程的影響代價也太大的話，船長也可以選擇有禮貌地請乘客下船。畢竟船出航之後是一直在燒油的，這批船員也要待完成使命才可以安排下一個任務，所以也不要太顧慮這樣做不太人道。而當您在船公司一直走上去的話，可能會去到不止開一艘船，而是管理一個船隊的時候，就更可以建議乘客走另一條航線，可能會更易到達他的目的地。