Soft Competence of IT Project Manager

今日在執拾和清理電腦，找回了一個很久以前開的檔案。

很久之前，大約也有差不多十年之前吧，在一個網站裏看到過關於IT Project Manager 的Soft Competence，列出了一系列的標準，用以在各方面綜合評估IT PM 的能力。

當時筆者還是一個剛出社會工作的小伙子，還未有機會開始做PM 的工作，但就按著這個標準來看其它PM的做法，也把這些標準記錄了下來，希望自己也朝著這些目標前進。

以下的標準大約有二十多個，印象中每個也可以由1-5評分，但實際上多少分叫做高我也不太記得了，也覺得這個並不重要，重要反而是這些標準描述本身。

嘗試在Google 上想找回這些標準的出處，但也找不到了，希望原作者不會介意吧。

Communication

1. Effective Questioning - The IT PM demonstrated his/her ability to ask appropriate question to obtain relevant information. 
2. Listening Skills - The IT PM understood the meaning of the conversation 
3. Open Communication - The IT PM allowed everyone to express his/her opinions freely 
4. Presentation Skills - The IT PM expressed with clarity in the public/meeting environment.
5. Writing Skills - The IT PM expressed with clarity on paper 
6. Verbal Skills - The IT PM expressed with clarity orally

Leadership

1. The IT PM created the right environment for effective performance of team members
2. The IT PM was able to motivate others 
3. The IT PM was able to make timely decision 
4. Goal-Oriented - The IT PM possessed clear future picture and plan everything to achieve that 
5. The IT PM was able to manage the expectation of stakeholders 
6. Political Savvy - The IT PM was able to influence through relationships to accomplish the project goals 

Negotiation

1. The IT PM demonstrated his/her conflict and dispute resolution skills 
2. The IT PM demonstrated his/her negotiation skills in building consensus 
3. The IT PM demonstrated his/her persuasiveness, marketing or selling skills 

Ability

1. Flexibility - The IT PM demonstrated his/her ability to make pragmatic adjustment as necessary for fulfilling project objectives 
2. Strategic Thinking / Big Picture Perspective - The IT PM demonstrated his/her ability to visualize the organizational impact 
3. The IT PM demonstrated his/her problem solving skills / solution oriented attitude 
4. Proactive approach - The IT PM demonstrated his/her ability to anticipate problem/risks and take preventive action 
5. Risk taking / "Can-do" Attitude - The IT PM took responsibilities under unclear situation 
6. Respect Difference - The IT PM was willing to listen to different opinions and demonstrated his/her ability to communicate without offending others 
7. Social Skills - The IT PM demonstrated his/her ability to get along well with others, empathy, interpersonal sensitivity & trustful
8. Cultural Sensitivity - The IT PM demonstrated his/her ability to detect, respect and accommodate culture difference 

今日回看，仍然覺得這些標準在今日的機構裏仍然是相當適用。作為項目經理，大家也可以用這個來評核一下自己的表現。

出類拔萃的項目管理

本blog 一向介紹的都是項目管理的思維，主要是範圍管理、需求管理、團隊管理等，或是一些新技術介紹，通常也較為General，少有特別就個別項目介紹。

本篇有點特別，介紹的是人物，他是剛在這週宣佈將要在明年不再續約的港交所行政總裁李小加。

坦白說，如果要用項目經理來形容李小加的工作，實在是大大貶低了他工作的難度和複雜之處。實際上，港交所過去十年的成就，也是由無數項目的成功落實而帶來的，有參與其中的朋友應也為自己投入的成果感到自豪吧。

項目管理的 Circle of Competency

股神Warren Buffett 有很多投資名言，其中一句是如下的：
"What an investor needs is the ability to correctly evaluate selected businesses. Note that word ‘selected’: You don’t have to be an expert on every company, or even many. You only have to be able to evaluate companies within your circle of competence."

本篇是假借了這個字，用以分辨項目管理的好與壞，只為標題吸睛，與股神的說話原意基本上沒有太多關連，按錯連結進來的朋友可以先行離去了 ^_^

在現實中，不難會遇上一些項目經理，對產品、流程和系統也不太熟悉，更莫說認識團隊各人的能力，但就特別著重於數字上的管理。例如項目的測試案例有多少、defects 有多少、或者牽涉修改的系統有多少個，測試人員有多少個等。又或者是在日子上，例如 task A跟task B跟task C有dependency，task B 要等task A 完成才可以開始，task C 又要等task B，項目時間就一直叠加延長。

如果項目管理真的就只是日子和數字的管理，那麼各行各業的項目經理基本上也可以互相調用的。例如一個銀行業的 PM ，其實也可以試著去地盤做工程管理，因為那裏的項目也會有Gantt Chart，也會有defects 的數字。這個例子當然有點極端，但項目管理中更需要注重的項目的細節，用有限的資源達致最大的效率，這些都是透過認識行業、認識產品、認識流程、認識系統而磨練出來的。

在項目管理的道路上，持續學習和改良技巧是相當重要的過程。為了能讓項目有效推進，筆者認為項目經理都應該要擴大自己能力圈 (Circle of Competency) 覆蓋的知識範圍，歸類為以下幾點：

首先是了解項目優化的產品和流程 (P&P)。大部份項目的開展，通常也與優化產品或優化流程有關，能夠了解產品本身的定位、優勢、客源，或是流程上的現有痛點，對於項目進行是大有幫助的。

在互聯網世代，產品更多是以持續優化的形式進行發展，未來也應該不會再有所謂「已完成」的產品。在這樣的情況，我們除了對當前項目範圍了解之外，更需要對產品有一個整體認識，知道產品現時狀態跟願景的差距，建立更長遠的發展路向，這樣將可為各個項目建立優先排序，安排資源更多花在重要的項目上。

操作上，可以嘗試用Agile Methodology 的Product Backlog去理解，讓產品持續進行迭代開發。即使機構內開發是用SDLC而不是用Agile，沒有Sprint 或者stand-up meeting，我們也至少可以為產品平台保持一張持續發展的清單，並且定期檢視（例如每季一次）以align 優先序，這張清單也可以讓項目團隊更了解現況和未來的發展，安排以個人career path 發展來配合。

其次是了解項目牽涉的系統 (S)。鑑於這個Blog重點談的是IT項目管理，牽涉的都是系統改造工程 (System Engineering)，在這些類型的項目，項目經理對於系統背後有所了解就甚為重要。

對於系統，很多項目經理對系統的印象就是系統的名稱，以及它的相關負責人，或者跟這個系統相關的task 清單，這當然是外行人或初入行者的做法。在項目管理上，就算是用戶部門擔任PM，也需要對系統功能至少有個整體認識，進而按項目需要再深入了解各個模組，這些知識通常不會一蹴而就，但卻是可以在持續進行項目過程中慢慢掌握的。尤其是當在一個行業內有一定日子，更會發現同一個行業或同一個產品，即使在不同機構上實施，也會有一套類似的系統，這也是由於每個產品背後實際上也是一個專業，會培訓出專業的人員承擔其職務，自然就會發展出提供類似功能的系統出來。

第三個是認識參與項目的團隊 (T)。不時會見到一些項目經理，由於是把重點看在WBS上，眼中就只有task 和負責人，對於他們來說就是一堆系統名稱和負責人名稱，實際上卻不是十分認識團隊的成員，以及各成員的能力和喜好。

要知道一個團隊入面，其實不是只有幾個負責人，當中也有不同的成員，負責承擔落實各項工作。進行項目會議時，筆者較傾向是鼓勵各個成員也要發言（換另一句話是不發言就不如不要來），希望各成員也有所實則參與，也盡可能匯報自己的工作。這樣項目經理也可借此了解成員的能力和喜好，以便後續安排，尤其是把成員配對成sub-team 作進一步工作分配。

當然，每個人參與項目其實也是有不同的aspiration。有些人是以發展建立自己career path的milestone 為目標，有些人則會視為BAU。大家能夠互相了解所需，就不會有太多不必要的比較。

最後一點是了解項目背後的目的 (G)，其實也是最重要的一點。每個項目的出現也有其背後原因，但不是每個項目也很容易見到這個原因，更多的是幾個項目的進行，達到更大的目標，這在較大的機構也較為常見。

在推動項目的同時，項目經理除了要自己明白項目的目標，更需要適時與團隊分享並align，確保項目發展保持在適當的方向上，亦防止項目中途加入一些不是原項目目標的新需求，導致項目大失預算。
　
最後引用C AllStar 的一些歌詞作結：
　高速的經濟 天天推展 為了計算出目前
　摩天的都市 事事但求膚淺 No...
　歪曲的真相 天天加演 在那推土機面前
　為數據比賽 這理念孕育二三十年

無論是機構內以至整體社會的發展，都需要更多注重細節，耐心處理和解決問題的人。了解細節很重要，衷心希望社會風氣不要把所有人都機械化或把事情簡化為數字的競賽。